Wymogi dotyczące ochrony danych osobowych to dziś codzienność niemal każdej firmy, instytucji publicznej czy organizacji non-profit. Od czasu wejścia w życie RODO, wiele podmiotów zobowiązanych jest do wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. Coraz więcej z nich decyduje się jednak na inne rozwiązanie – outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Kiedy należy powołać IOD?
Zgodnie z przepisami, Inspektora Ochrony Danych należy powołać m.in. wtedy, gdy:
-
przetwarzane są dane wrażliwe na dużą skalę (np. dane zdrowotne),
-
prowadzony jest systematyczny monitoring (np. systemy CCTV),
-
działalność prowadzona jest przez organ publiczny.
W wielu przypadkach powołanie IOD jest również decyzją dobrowolną, podyktowaną chęcią minimalizacji ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.
Na czym polega outsourcing funkcji IOD?
Outsourcing oznacza zlecenie obsługi funkcji Inspektora Ochrony Danych firmie zewnętrznej lub indywidualnemu specjaliście. W takim modelu przedsiębiorstwo nie tworzy etatu ani nie ponosi kosztów rekrutacji – zamiast tego korzysta z gotowych kompetencji doświadczonego eksperta.
Taki specjalista przejmuje obowiązki przewidziane w przepisach RODO, w tym:
-
bieżące doradztwo w zakresie przetwarzania danych,
-
przeprowadzanie audytów i ocen zgodności,
-
nadzór nad dokumentacją i procedurami,
-
kontakt z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
Dlaczego warto skorzystać z outsourcingu?
Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych to rozwiązanie, które niesie ze sobą szereg korzyści:
Profesjonalizm i doświadczenie
Firmy świadczące usługi outsourcingu IOD zatrudniają ekspertów na co dzień pracujących z wieloma klientami. To gwarantuje dostęp do aktualnej wiedzy prawnej i praktycznej.
Optymalizacja kosztów
Outsourcing eliminuje konieczność tworzenia dodatkowego etatu, inwestowania w szkolenia czy narzędzia. Koszty są przewidywalne i dopasowane do zakresu usług.
Spójność i bezpieczeństwo
Zewnętrzny IOD zapewnia obiektywne spojrzenie na procedury przetwarzania danych, co zwiększa poziom bezpieczeństwa organizacji.
Zgodność z przepisami
Dzięki profesjonalnemu wsparciu minimalizowane jest ryzyko błędów, które mogłyby skutkować karami administracyjnymi lub utratą zaufania klientów.
Dla kogo outsourcing IOD?
Outsourcing najczęściej wybierają:
-
firmy z sektora MŚP, które nie chcą tworzyć działów compliance,
-
instytucje publiczne zobowiązane do posiadania IOD,
-
przychodnie, gabinety medyczne, szkoły, przedszkola,
-
sklepy internetowe i platformy e-commerce.
Rozwiązanie to sprawdza się szczególnie tam, gdzie liczy się elastyczność, szybkość działania i dostęp do specjalistycznej wiedzy bez dużych nakładów finansowych.
Podsumowanie
Wybór zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych to dziś standard w wielu profesjonalnych organizacjach. Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych pozwala nie tylko spełnić wymogi RODO, ale przede wszystkim zapewnia realne wsparcie w zarządzaniu ryzykiem prawnym i operacyjnym. To bezpieczna, skuteczna i ekonomiczna alternatywa wobec zatrudniania IOD na etat.